O que é a Apostila de documentos e quando necessito?

O que é a Apostila?

A Apostila é um certificado de autenticidade emitido por países signatários da Convenção da Haia, que é colocado em um documento público para atestar sua origem (assinatura, cargo de agente público, selo ou carimbo de instituição). Esse documento público apostilado será apresentado em outro país, também signatário da Convenção da Haia, uma vez que a Apostila só é válida entre países signatários.

Para conhecer a aparência da Apostila, acesse: http://www.cnj.jus.br/files/conteudo/arquivo/2016/08/5c1fe8783a7b56ef30a0d3cfa696d536.pdf

O que é a Convenção da Haia?

A Convenção da Haia de 05 de outubro de 1961, sobre a Eliminação da Exigência da Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros (também conhecida como Convenção da Apostila) é um Tratado Internacional que visa simplificar o processo de autenticação de documentos a serem usados no exterior. Foi promulgada no Brasil pelo Decreto 8.666/2016. A partir de sua entrada em vigor, em 16 de agosto de 2016, ao invés de percorrer toda uma cadeia de legalização, os cidadãos dos países signatários devem recorrer a um único procedimento, que consiste na emissão da Apostila.

Para saber mais sobre a Convenção da Haia, acesse: https://www.hcch.net/pt/instruments/conventions/specialised-sections/apostille.

 Quando necessito de uma Apostila?

A Apostila deverá ser providenciada quando você precisar apresentar algum documento em outro país que não seja aquele no qual foi emitido. Por exemplo, um documento brasileiro a ser apresentado na Espanha, ou um documento espanhol a ser utilizado no Brasil. Nesses casos, a emissão da Apostila garantirá o reconhecimento da autenticidade da assinatura do agente público competente dotado de fé pública ou do notário que tenha reconhecido a firma do documento no país onde foi emitido. Lembrando que ambos os países, de origem e de destino, devem ser signatários da Convenção da Apostila e que o documento em questão deve ser considerado público, no país em que foi emitido.

A Apostila nunca poderá ser utilizada para reconhecimento de documento no país em que foi emitido. É um certificado que se refere, exclusivamente, para o uso desses documentos no exterior.

Para saber se um país é signatário da Convenção da Apostila, acesse: http://www.cnj.jus.br/poder-judiciario/relacoes-internacionais/convencao-da-apostila-da-haia/paises-signatarios.

Necessito de uma Apostila sempre que precisar apresentar um documento no exterior?

Não necessariamente. Alguns países possuem tratados com o Brasil que dispensam o ato de legalização diplomática ou consular. Nesses casos, também é dispensado o apostilamento. É sempre recomendado consultar a representação do país onde o documento produzirá efeitos quanto à necessidade de emissão de Apostila ou outros procedimentos.

Não há autoridades apostilantes na minha cidade, é possível solicitar a Apostila por correio?

Dependerá de cada cartório. No entanto, entendemos ser mais seguro o envio do documento a uma pessoa de sua confiança, para que esta proceda ao apostilamento (uma vez que este pode ser solicitado diretamente pelo portador do documento).

Após apostilar o documento, devo encaminhá-lo ao Ministério das Relações Exteriores do Brasil?

Não. A Apostila substitui todo o processo de legalização que incluía a participação do Ministério das Relações Exteriores. O referido Ministério só continuará participando do processo de legalização de documentos a serem apresentados em países não participantes da Convenção da Haia.

A Apostila extingue a necessidade de legalização de documentos?

Sim. Mas apenas entre os países parte da Convenção

Além da Apostila, necessito de outros documentos para apresentar um documento brasileiro no exterior? Tradução juramentada, por exemplo?

Depende. Para saber se o seu documento exige um tipo de procedimento específico, ou se necessita da apresentação de documentos adjacentes, como a tradução juramentada, é importante consultar diretamente um representante oficial do país em que o documento será representado (embaixada ou consulados). Cada país pode determinar a adoção de outros procedimentos – além da aposição da Apostila – ou, por outro lado, dispensar qualquer requerimento de legalização. Por esse motivo, é importante sempre entrar em contato com representante do país destinatário.

Quanto custa a Apostila e quais as formas de pagamento cabíveis?

Nos termos do artigo 18 da Resolução CNJ 228/2016, “Os emolumentos corresponderão, para cada apostila emitida, ao custo de Procuração Sem Valor Declarado, segundo os valores vigentes em cada Estado da Federação”. A forma de pagamento é de responsabilidade, exclusivamente, de cada cartório prestador do serviço.

Preciso apostilar um documento que foi emitido em UF diferente da que resido. Qualquer cartório pode realizar esse apostilamento? Ou necessito recorrer ao cartório do meu estado de origem?

O apostilamento é como um reconhecimento de firma. Dessa forma, só estará apto a emitir a apostila o cartório que possuir a firma reconhecida, selo ou carimbo do emissor do documento. Todavia, já existem sistemas integrado que permitem que uma mesma firma seja reconhecida em qualquer um dos cartórios integrantes desses sistemas. Sugerimos que entre em contato com o cartório em que pretende apostilar seu documento, para informações quanto ao tema.

A tradução deve ser feita antes ou depois do apostilamento?

Via de regra, traduz-se, primeiramente, o documento que será apresentado no exterior, e realiza-se, então, o apostilamento de ambos (original e traduzido).

No caso das traduções, é necessário emitir uma Apostila para a tradução e outra para o documento original? Ou basta um apostilamento?

Devem ser realizados dois apostilamentos: do documento original e da tradução, uma vez que são documentos independentes.

Lembramos que é sempre prudente solicitar informações junto à representação do país onde o documento será apresentado quanto à necessidade de apresentação de tradução simples ou juramentada junto ao documento original, ou, ainda, quanto à aceitação de tradução realizada por tradutor brasileiro (alguns países podem exigir que a tradução seja realizada por nacional de seu país).

Possuo vários documentos. Necessito de várias Apostilas?

Sim. Cada documento exige seu próprio apostilamento. Contudo, em alguns países, uma série de documentos emitidos por uma mesma autoridade pode receber uma única Apostila. As exceções poderão ser analisadas pelo Cartório ou Tabelionato.

Moro fora do Brasil e preciso apostilar um documento brasileiro. Os consulados e embaixadas brasileiras prestarão também o serviço de apostilamento? Ou posso encaminhar o documento via postal para o apostilamento no Brasil?

Não. Nesses casos, a sugestão é que o documento seja encaminhado a algum parente ou responsável, no Brasil, que poderá proceder ao apostilamento em seu nome, uma vez que o portador do documento é pessoa apta a solicitar o serviço.

Estou no Brasil e possuo um documento estrangeiro que não passou pelo processo de legalização no exterior. É possível realizar o apostilamento desse documento, a partir de 14 de agosto de 2016, no Brasil?

Em território brasileiro, só podem ser apostilados documentos produzidos no Brasil, que serão apresentados no exterior. No caso de documentos internacionais, estes deverão ser apostilados no seu respectivo país de emissão. Para maiores informações, contate a embaixada ou representação consular do Estado em referência, pois alguns países disponibilizam o serviço de apostilamento no Brasil. Cumpre ressaltar que os documentos já apostilados, mesmo que anteriormente à entrada em vigor da Convenção no Brasil, poderão produzir efeitos em território nacional.

Preciso apresentar um documento estrangeiro no Brasil. Meu documento precisa de tradução juramentada para o português?

Sim. Ver questão anterior.

Caso o destinatário do documento (no exterior) deseje verificar a autenticidade da Apostila emitida no Brasil, o que devo sugerir?

A Apostila emitida no Brasil carrega um código (QRcode) que possibilita o acesso a todas as informações referentes ao documento apostilado, por meio do uso de um smartphone ou tablet. Há ainda a possibilidade de verificação da apostila por código alfanumérico, diretamente no site do CNJ, por meio do qual é possível, também, visualizar o próprio documento que foi apostilado.

A Apostila tem prazo de validade?

Não. A Apostila não “vence”, mas também não influi na validade dos documentos apostilados. Por exemplo, se sua certidão possui prazo de validade, a emissão da Apostila não a prolongará.

A que documentos a Apostila não se aplica?

A Convenção da Apostila não se aplica a documentos expedidos por agentes diplomáticos ou consulares.

Também estão excluídos documentos administrativos relacionados a operações mercantis ou alfandegárias, nos casos de documentos para os quais a legalização já não era necessária de acordo com as normas, acordos e entendimento em vigor. No caso de documentos comerciais que costumam ser legalizados, o apostilamento poderá ser feito, o que ensejará a facilitação dos fluxos comércio e investimentos. Deve-se ter em mente que o objetivo da Convenção da Apostila é sempre simplificar o processo de tramitação internacional de documentos, e não criar procedimentos burocráticos antes inexistentes. Tal entendimento coaduna-se com o costume internacional e com as orientações do Manual de Aplicação da Convenção da Apostilapublicado pela Conferência da Haia de Direito Internacional Privado (vide parágrafos 146 a 152).

Por fim, a Apostila não se aplica a documentos a serem apresentados em países não signatários da Convenção da Haia. Nesses casos, o processo de legalização continuará a ser realizado pelo Ministério das Relações Exteriores, por seus escritórios regionais (no Brasil) e Embaixadas e Repartições Consulares (no exterior).

Há um prazo para a emissão da Apostila pelo cartório?

Não. O procedimento é realizado imediatamente no cartório ou tabelionato, de modo similar ao reconhecimento de firma ou a outros atos de expediente notariais.

Quem pode emitir uma Apostila? É necessário ir a Brasília para receber o apostilamento?

Não. As Apostilas são emitidas pelas chamadas “autoridades competentes”. No Brasil, ficou estabelecido, nos termos da Resolução CNJ n. 228/2016, que são autoridades competentes para emitir a Apostila, (i) as Corregedorias Gerais de Justiça e os Juízes Diretores do foro nas demais unidades judiciárias, comarcas ou subseções, quanto a documentos de interesse do Poder Judiciário e (ii) os titulares de cartórios extrajudiciais, no limite de suas atribuições. A Resolução prevê, ainda, que o serviço será prestado em todas as capitais do país a partir de 14 de agosto de 2016.

Desse modo, para ter um documento apostilado você deve entrar em contato com um cartório ou tabelionato da capital mais próxima, de acordo com o tipo de documento que deseja apostilar.

Para verificar quem são as autoridades competentes em cada país signatário da Convenção, acesse:https://www.hcch.net/pt/instruments/conventions/authorities1/?cid=41

O documento apostilado precisa ser original?

Não. Cópias autenticadas também podem ser apostiladas.

Quais são os efeitos da Apostila?

A Apostila certifica apenas a origem do documento público, e não o próprio documento. Em outras palavras, ela certifica a autenticidade da assinatura(reconhecimento de firma) da pessoa, da função ou do cargo exercido pelo signatário do documento e, quando cabível, a autenticidade do selo ou do carimbo nele aposto. A Apostila não certifica o conteúdo do documento, nem deve ser utilizada para reconhecimento dentro do país em que foi emitida.

(Fonte: www.cnj.jus.br)